Par Julie Tondreau

J’utilise Adobe Acrobat tous les jours et je ne pourrais plus m’en passer. Avec le virage numérique des tribunaux, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la documentation en format PDF est devenue indispensable pour travailler avec efficacité.

Vous trouverez ci-après les 10 principaux avantages d’utiliser Adobe Acrobat en milieu juridique :

1. Permet la signature électronique par le professionnel sous différentes formes.
2. Recueille facilement des signatures électroniques par des tiers (sans la nécessité pour ces derniers d’installer une application).
3. Convertit des courriels et autres documents en format PDF, tout en conservant les propriétés originales, comme les hyperliens et la table des matières. Cette fonction est très pratique pour l’archivage ou lorsque les courriels sont des pièces à déposer au dossier du tribunal.
4. Permet d’assembler les documents (peu importe leur format) pour un éventuel dépôt électronique (exemple : avis de communication d’un rapport d’expert + rapport d’expert + endos).
5. Applique la reconnaissance optique de caractères (ROC ou OCR) pour un ou plusieurs documents à la fois (cette reconnaissance est obligatoire pour les documents déposés à la Cour du Québec et à la Cour d’appel). La reconnaissance optique de caractères permet la recherche par mots-clés. La reconnaissance permet par la même occasion le redressement des documents s’ils n’ont pas été numérisés correctement.
6. Permet d’obtenir une table des matières ou l’application de signets (exigence pour le dépôt électronique à la Cour du Québec et à la Cour d’appel).
7. Lors de la fermeture des dossiers, permet la conversion en format PDF/A. Le PDF/A est une version normalisée ISO du format PDF (Portable Document Format) spécialisée pour l’archivage et la conservation à long terme des documents numériques.
8. Permet la création de formulaires qui peuvent être remplis par des tiers (sans la nécessité pour ces derniers d’installer une application).
9. Rend facile le partage et la révision des documents en format PDF en temps réel (sur votre réseau) ou par courriel. Les professionnels peuvent ainsi travailler sur le même document en même temps.
10. Permet la pagination des pièces ou autres documents (toute pièce qui est déposée au dossier du tribunal doit être paginée consécutivement; par exemple, pour le dépôt de plusieurs lettres en liasse, une pagination continue est requise).

La formation Adobe Acrobat – L’outil indispensable à l’ère numérique pourrait vous permettre d’en apprendre d’avantage sur cet outil en contexte juridique.

Je suis impatiente de vous communiquer mes trucs et astuces!