Par Julie Tondreau

Il est fréquent de rencontrer des difficultés lorsqu’on remplit les formulaires judiciaires disponibles en ligne, notamment ceux produits par Justice Québec (formulaires « SJ »). Une question revient souvent : pourquoi certains formulaires sont-ils verrouillés et comment y apposer une signature électronique?

Un formulaire verrouillé : est-ce normal?

Oui, tout à fait.

Les formulaires de type SJ sont conçus pour être remplis directement à l’écran, mais ils comportent parfois des restrictions techniques. Ces protections ont pour objectif de préserver l’intégrité du document (structure, champs obligatoires et mise en page).

Cela signifie notamment que certaines fonctions sont limitées, comme la modification libre ou l’ajout de la signature directement dans le fichier PDF.

Solution simple pour signer un formulaire SJ

Même si le formulaire est verrouillé, il existe une méthode simple et efficace pour procéder à la signature :

Étapes à suivre :

1. Remplir le formulaire directement à l’écran
   • Complétez tous les champs requis dans le fichier PDF original.
2. Imprimer le document en format PDF
   • Utilisez la fonction « Imprimer » et choisissez une imprimante PDF.
   • Cette étape permet de générer une nouvelle version du document.
3. Signer le document avec votre outil habituel
   • Une fois le nouveau PDF créé, vous pouvez :
     • ajouter votre signature électronique;
     • faire signer une personne assermentée, si requis;
   • Des outils comme Adobe Acrobat ou Acrobat Sign fonctionnent généralement sans problème à cette étape.

Pourquoi cette manipulation est-elle nécessaire?

La transformation du formulaire en « PDF imprimé » permet de :

• lever certaines restrictions techniques du document original;
• rendre le fichier compatible avec les outils de signature électronique;
• conserver une version stable et partageable du formulaire complété.

À retenir:

Il n’est pas nécessaire d’avoir un mot de passe pour utiliser ou signer un formulaire SJ.
Le verrouillage fait partie de la conception du document.
L’impression en PDF est la clé pour contourner cette limitation de façon conforme et simple.

Conseil pratique pour vos dossiers

Lorsque vous travaillez avec des formulaires judiciaires :

• prévoyez toujours cette étape d’impression en PDF avant la signature;
• vérifiez que toutes les informations sont bien complétées avant d’imprimer;
• enregistrez une copie du formulaire original rempli (non signé) pour vos archives;
• utilisez une charte de nommage de fichiers, comme celle que vous trouverez dans Le Manuel de la correspondance juridique, à la section suivante : 3.12.1 – La charte de nommage des fichiers – Le Manuel de la correspondance juridique, 4e édition (002.159.EL) – Mon manuel annoté.

Si vous avez des questions sur l’utilisation des formulaires judiciaires ou sur les bonnes pratiques numériques en procédures, n’hésitez pas à communiquer avec nous.