Par Julie Tondreau

Le format PDF/A, qui signifie PDF form Archiving, est encadré par la norme ISO 19005. Il s’agit d’une norme internationale qui définit ce format de fichier PDF, destiné à l’archivage à long terme.

Les documents PDF/A restent valables indéfiniment!

Le format PDF/A,  se distingue par plusieurs caractéristiques essentielles :

• Toutes les informations qui servent à décrire un document (métadonnées) sont intégrées directement dans le document.
• Les documents PDF/A permettent des recherches en mode texte intégral. Cela veut dire que le contenu est indexable, lisible par les logiciels, contrairement à une image. Il ne faut pas confondre avec l’OCR qui transforme une image en texte numérique. Le PDF/A ne crée pas de texte, il exige seulement que le texte soit déjà présent ou rendu accessible.
• Ce format permet une optimisation de l’espace de stockage, ce qui réduit la place occupée en mémoire!

Il est donc conseillé de convertir vos fichiers en PDF/A au moment de leur fermeture et de leur archivage.

Est-ce qu’il est possible de modifier le fichier en format PDF/A?

Lors de l’ouverture en mode d’affichage PDF/A, le document s’ouvre en mode Lecture, pour empêcher toute modification.

Un message s’affiche sur la barre de message du document. Vous ne pourrez pas apporter de modifications ou ajouter des annotations au document. Si vous désactivez le mode PDF/A, vous pouvez modifier le document.

Est-ce qu’un document signé électroniquement devrait être archivé en format PDF/A?

Oui, le document PDF/A peut être archivé en format PDF/A, mais seulement si cela ne compromet pas la validité ou l’intégrité de la signature électronique.

Le document doit déjà être en format PDF/A au moment de la signature! Sinon, il est préférable de conserver le PDF signé tel quel, sans conversion. Attention! La signature électronique moderne fonctionne mieux avec le PDF/A-2 ou PDF/A-3 (deuxième et troisième générations du format PDF/A). 

Dans quelles situations devrait-on éviter d’utiliser le format PDF/A?

Le format PDF/A ne devrait pas être utilisé lorsque le document doit rester modifiable. Il ne devrait pas être utilisé non plus si le fichier contient des éléments non compatibles, comme les vidéos ou les hyperliens externes essentiels, parce que ces éléments ne sont pas pérennes :

• une vidéo peut ne plus se lire dans 10 ans (avec le temps, certains formats ne sont plus supportés);
• un lien externe peut disparaître;
• un script peut devenir incompatible avec les logiciels futurs.

La conversion en format PDF/A peut être effectuée seulement avec la version Adobe Acrobat Pro ou avec d’autres applications, comme Foxit PDF Editor ou Nitro PDF Pro.