05 Avr

Dépôt des pièces confidentielles – Nouvelles règles

Par Julie Tondreau

Le Code de procédure civile et les règlements des tribunaux protègent certains documents confidentiels. Ces documents doivent être produits sous une forme propre à assurer le caractère confidentiel de l’information, par exemple par caviardage ou sous pli cacheté. (Voir les articles 11, 12 et 108 C.p.c.)

Ainsi, en matière familiale, d’autorisation de soins, ou pour l’aliénation d’une partie du corps, de garde en établissement ou de changement de la mention du sexe figurant à l’acte de naissance d’un enfant mineur, l’accès aux dossiers est restreint. On ne peut donc divulguer ou diffuser aucun renseignement permettant d’identifier une partie à l’instance, à moins que le tribunal ou la loi ne l’autorise ou que cette divulgation ou diffusion ne soit nécessaire pour permettre l’application d’une loi. (Voir l’article 16 C.p.c. – Avant le 11 décembre 2020, cet article prévoyait l’accès restreint seulement en matière familiale et en matière de changement de la mention du sexe figurant à l’acte de naissance d’un mineur.)

Pour le moment, les documents sous pli cacheté ne peuvent pas être déposés au Greffe numérique judiciaire du Québec. Ils doivent être déposés par la poste ou en personne au greffe, avec la mention du numéro de dossier judiciaire ainsi que des coordonnées de la partie ou de son avocat.

L’article 17 du Règlement de la Cour du Québec a récemment été modifié afin d’y préciser les règles du dépôt des documents sous pli cacheté. Ils doivent maintenant être déposés dans une enveloppe de format 22,9 x 30,5 cm (9 x 12 pouces) ou 24,1 x 37,5 cm (9 ½ x 14 ¾ pouces) sur laquelle sont inscrites sur l’endos, en caractère d’imprimerie, les informations suivantes :

1o Le numéro de dossier;

2o La date de dépôt;

3o L’identité du déposant et la partie qu’il représente, le cas échéant;

4o Le numéro de la pièce et la nature du document déposé.

Le dépôt non conforme à cet article sera refusé.

Lorsque les documents à déposer ne sont pas protégés par le Code de procédure civile ou par les règlements des tribunaux, afin de maintenir leur confidentialité, une ordonnance du tribunal à cet effet est nécessaire puisque le greffe refuse l’accès uniquement aux documents qui sont visés par une telle ordonnance. (Voir le Guide des meilleures pratiques en matières civiles publié par le Barreau du Québec, à la page 40.)