10 Nov

La reconnaissance optique des caractères est-elle obligatoire pour tous les documents déposés au greffe numérique?

Par Julie Tondreau, julie@julietondreau.com

Lors du dépôt auprès du greffe numérique judiciaire du Québec ou au greffe numérique de la Cour d’appel, il est important de vous assurer du respect des différentes règles, notamment celles concernant la nature, le format et la taille des documents.

Tout d’abord, vous devez identifier les actes de procédures ainsi que les preuves, les éléments de preuve et les autres documents les accompagnant, comme les procès-verbaux de signification et les preuves de notification, qui seront acceptés au greffe concerné. La liste de ces documents apparaîtra dans les premières étapes du dépôt.

Le format PDF est exigé tant par le greffe numérique judiciaire du Québec que par le greffe numérique de la Cour d’appel. La reconnaissance optique des caractères (ROC ou OCR), quant à elle, doit être appliquée dans certains cas.

À la Cour du Québec, à l’article 19 al. 2 de son règlement, il est écrit que « le document technologique doit, comme fonctions essentielles, lorsque l’information qu’il porte est sous forme de mot, permettre la recherche par mot-clé ». Pour que la recherche par mot-clé soit possible, la reconnaissance optique de caractères doit obligatoirement être appliquée.

À la Cour supérieure du Québec, aucun règlement ne fait mention de cette exigence.

À la Cour d’appel du Québec, cette exigence apparaît dans le haut de la page 9, au point 2 de la Directive G-9 : « Les documents énumérés aux point 1 ci-dessus doivent être en format PDF. Le fichier PDF de la déclaration d’appel et de ses annexes (incluant le jugement de première instance) doit obligatoirement permettre la recherche par mots-clés (par conséquent, les documents numérisés ne doivent pas être en format « PDF Image »). Si le fichier contenant la déclaration d’appel et ses annexes est en format « PDF Image », le système affichera un message d’erreur qui empêchera l’expéditeur de compléter le dépôt électronique. »

Comment savoir si la reconnaissance optique des caractères est déjà appliquée sur votre document?

Dans votre document en format PDF, repérez un mot. Ensuite, faites CTRL+F pour effectuer une recherche de ce mot. Si le moteur de recherche trouve le mot, cela signifie que la reconnaissance de caractères a été appliquée.

Lorsque le document est converti en format PDF à partir de Word, la reconnaissance optique de caractères est appliquée par défaut. Cependant, si vous avez numérisé un document et que votre numériseur n’applique pas la reconnaissance de texte, vous devrez l’appliquer avant de produire votre document au greffe numérique.

Je vous rappelle que vous accéderez rapidement aux différents greffes numériques à partir de l’espace Dépôts électronique du module Administratif juridique de la Chaîne Évolu-Ciel.

Pour en savoir plus sur les différentes exigences des tribunaux ainsi que les pratiques recommandées, que ce soit pour le dépôt électronique, la signature électronique ou l’assermentation à distance, je vous invite à vous inscrire à la formation autonome intitulée Virage numérique des tribunaux – Règles et pratiques recommandées (formation 40-04).